L’agenda, la tua migliore alleata. Trucchi e suggerimenti per organizzarla efficacemente.
Che sia rilegata in pelle o su cloud, che la consulti sfogliando le pagine o scrollando lo schermo del tuo smartphone, l’agenda è lo strumento essenziale per gestire al meglio impegni, scadenze, obiettivi, la vita lavorativa e privata. Proprio per dare ad ogni attività il giusto peso e lo spazio adeguato, per non trovarsi in affanno o perdere tranquillità e occasioni, è importante trovare il metodo che permette di rendere la propria agenda efficiente, funzionale ed efficace.
L’agenda ci serve per organizzare il lavoro, ma quanto lavoro spendiamo per organizzare l’agenda?
Date, appuntamenti, scadenze, meeting, riunioni operative, incontri, aggiornamento, formazione, revisioni tecniche: possono essere numerose le voci che vanno a comporre l’agenda di ognuno di noi, a prescindere dal fatto che si ricopra un ruolo manageriale, che si sia liberi professionisti, imprenditori o dipendenti di un’azienda. Padroneggiare la propria agenda e avere un metodo per poterla aggiornare efficientemente e velocemente in base alle esigenze, senza perdere di vista le priorità, può influire in maniera significativa su performance e risultati.
Per avere un quadro più completo possibile, inizia dallo scrivere tutto: appuntamenti, scadenze, cosa da fare, idee, progetti.
Separa e organizza le cose da fare, assegnando per esempio ad ognuna un’etichetta come: urgente, importante o delegabile/procrastinabile.
A questo punto inizia ad agire cominciando a programmare e quindi a disporre in agenda ogni cosa.
Nella giornata dovremmo cercare di bilanciare gli impegni per dare il giusto spazio alle contingenze, all’operatività, ma anche ai compiti strategici, alla progettazione e alla programmazione.
Il fine primo e ultimo dell’agenda è quello non solo di gestire il tempo, ma di permetterci di risparmiarne il più possibile per poterlo dedicare ad attività diverse dal lavoro, alla crescita personale per esempio.
Per questo è importante darsi delle regole, sempre poche, semplici e ben dettagliate. Un esempio possono essere quelle per negoziare date ed orari degli appuntamenti, che ci permettano di lasciare liberi per i compiti più importanti o impegnativi i momenti più produttivi della nostra giornata, come potrebbe essere la mattina. Quindi, magari cedere sulla data di un appuntamento, ma non sull’orario, ma anche fissare delle durate massime degli incontri in base all’ordine del giorno o alla loro importanza strategica.
Questo permette anche di ottimizzare l’impiego del tempo in base anche al “profitto” che ne deriva.
Come accennato in precedenza, l’agenda per non è uno strumento fisso, ma è in costante evoluzione, solo se si hanno chiare le priorità, la sua flessibilità ci permetterà di plasmarla a seconda delle esigenze.
La tecnologia oggi ci viene spesso in aiuto, fornendo strumenti che vanno ad alleggerire per esempio i tempi di spostamento: una videochiamata potrebbe sostituire un lungo e dispendioso spostamento in auto nel traffico cittadino.
Una voce che non dovrebbe mai mancare nell’agenda di tutti, una voce che rientra sempre tra gli impegni importanti e strategici è quella della formazione: perché la formazione, la ricerca, l’aggiornamento, non sono attività marginali, o alle quali dedicarsi in momenti specifici della vita, ma un impegno costante perché essenziale per il successo di ogni lavoro, ma anche per raccoglie soddisfazioni in attività sportive, artistiche, hobby e passioni di ogni tipo.
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